Normans Word

Uppgiftsbeskrivning

Uppgiften går ut på att göra en heuristisk bedömning av PowerPoint 2013. Till hjälp användes material från Nielsen Norman Group som behandlar hur ett projekt ska utvärderas med en heuristisk bedömning, de tio heuristiska kriterierna samt hur problemen som genereras av utredningen ska betygsättas. Minst två problem per heuristiskt kriterium ska identifieras. Uppgiften ska skrivas enligt reglerna för rapportskrivning och innehålla referenser som stödjer argumentationen.

Metod

Det första som ska göras är att bestämma vilken version av PowerPoint som ska analyseras. Sedan ska varje person i gruppen genomföra en individuell heuristisk utvärdering av programmet. Varje gruppmedlem ska identifiera minst två problem för varje heuristiskt kriterium. Efter den individuella utvärderingen ska problemen diskuteras och de relevanta problemen väljas ut och sammanställas i en lista. Sedan ska betygsättningen ske för varje problem. Alla utvärderare ska ge varje problem ett betyg. Den ska göras enligt Nielsens-allvarlighetsskala som har fem olika betyg (0-4). Nollan representerar att det inte är ett användningsproblem. Ettan är ett kosmetiskt problem som bara ska fixas om tiden tillåter. Tvåan är ett mindre användningsproblem som tilldelas en låg prioritet att lösas. Trean representerar ett större problem som bör ges hög prioritet. Fyran är ett katastrofalt problem som bör lösas omgående. För att tilldela ett betyg så finns det tre kriterier; frequency, impact och persistence. Efter betygssättningen ska gruppen sammanträda och diskutera fram ett gemensamt betyg för varje problem. Slutligen ska en slutsats utformas utifrån samtliga gruppmedlemmars reflektioner.

Metoden som faktiskt tillämpades var mycket lik den ovannämnda. PowerPoint 2013 valdes och analyserades med Microsoft Windows operativsystem. Den enda skillnaden var att varje gruppmedlem hade som krav att identifiera minst ett problem per heuristiskt kriterium istället för två. Eftersom gruppen bestod av fyra personer ansågs detta som tillräckligt. Efter den individuella utvärderingen satt gruppen tillsammans och skrev ner varje problem utförligt och argumenterade med hjälp av kurslitteraturen varför varje problem bröt mot ett heuristiskt kriterium. Om nya argument dök upp för ett nytt betyg så diskuterade hela gruppen om en ändring av det preliminära betyget var befogat. När alla problem och argument var dokumenterade utformades slutsatsen utifrån samtliga gruppmedlemmars reflektioner.

Nytt fönster

Under menyfliken “VISA” finns funktionen ”Nytt fönster” som öppnar en exakt kopia av PowerPoint i ett nytt fönster. Problemet är att när det nya fönstret öppnas så ser det exakt likadant ut som det första och användaren får inte heller någon stark feedback (Norman, 2013) på att någonting har hänt vilket bryter mot Visibility of system status. Detta leder i många fall till att knappen “klickas” på ett flertal gånger i väntan på något slags resultat för att sedan upptäcka att flera PowerPoint fönster har  öppnats. Det här är givetvis inget stort problem utan kan i värsta fall slösa lite tid och användaren kommer troligtvis efter första gången det stötts på inte begå samma misstag. Det här bedöms därför att vara en 1:a på allvarlighetsskalan.

SmartArt

När det kommer till att infoga material i sin presentation erbjuder PowerPoint en mängd användbara sätt att göra detta på. Ett av sätten är ”SmartArt” som till skillnad från de flesta funktionerna står på engelska. Eftersom det antagligen har lagts stora resurser på att översätta allt i PowerPoint till svenska för att göra det tillgängligt för personer som inte kan engelska så är det problematiskt att inte översätta vissa namn då användaren riskerar att inte förstå. Det är både dålig affordance (Norman, 2013) då det inte direkt går att se hur funktionen kan användas samt att det även bryter mot Match between system and real world heuristiken eftersom systemet använder ett språk som användaren eventuellt inte förstår. Även consistency (Benyon, 2010) är bristfällig då språket inte är konsekvent översatt. Det här är dock inte något som kommer orsaka stora svårigheter för användaren eftersom det finns en bra beskrivning samt att användaren lär sig hur det funkar med tiden och därför bedöms problemet som en 1:a på allvarlighetsskalan.

Begränsad mängd undos

PowerPoint har i sitt system ett inbyggt sätt att ångra den senaste handlingen och gå tillbaka ett steg. Den här ångra-funktionen fungerar för nästan alla handlingar i programmet och kan vara till stor nytta. Problemet är att det bara är möjligt att ångra upp till 20 handlingar vilket kan leda till förluster av arbete. Att utföra 20 handlingar i PowerPoint är något som kan gå väldigt snabbt och upptäcks ett misstag för sent så kan problemet inte lösas. Eftersom det inte finns någon synlig information i programmet om antalet ångra-steg måste användaren förlita sig på knowledge in the head istället för knowledge in the world (Norman, 2013). Det finns även en risk att användaren förlitar sig för mycket på ångra-funktionen och därför börjar testa olika nya idéer med tanken att det bara är att gå tillbaka ifall resultatet inte är önskat. Användaren kommer då upptäcka att det inte går att ångra så långt och att det tidigare arbetet gått förlorat vilket bryter mot User control and freedom heuristiken. Det här är ett problem som användaren antagligen lär sig arbeta omkring men som kan orsaka förlust av arbete när det väl inträffar. Problemet bedöms vara en 2:a på allvarlighetsskalan.

Läsvy

Under menyvalet “VISA” finns det ett val som heter “Läsvy”. Läsvyfunktionen öppnar PowerPoint i låst läge. Användaren kan sedan bläddra igenom presentationens slides, antingen genom förinställt byte efter ett antal sekunder eller genom att klicka på dem. För att lämna läsvy kan användaren antingen trycka på ”escape”, klicka på en liten knapp i nedersta högra hörnet som heter ”normal” eller genom att vänta på att presentationen är klar och sedan klicka någonstans på bildutrymmet. Utav de tre valen framgår ingen av dem tydligt och användaren får inga starka indikationer på hur de lämnar läsvyläget. När läsvyläget startas så ser det även ut som att ett nytt fönster öppnas på samma sätt som det gör när ett bildspel startas, men i det här fallet öppnas inget nytt fönster vilket kan orsaka att användaren begår så kallade mode error’s (Norman, 2013). Det faktum att det inte är tydligt nog hur läsvyläget kan lämnas och intrycket av att ett nytt fönster öppnats så kan det leda till att användaren kommer försöka klicka på krysset uppe i högra hörnet för att avsluta läsvy läget, och eftersom det aldrig öppnats ett nytt fönster leder detta till att PowerPoint försöker avsluta. Användaren får ett meddelande om att spara eller inte spara och det finns då en risk att användaren utan att läsa meddelandet eller av misstag klickar på “spara inte” vilket leder till att PowerPoint stängs ner utan att sparas. Det är läsvyläget tvetydigthet som kan leda till fel vilket bryter mot Error prevention heuristiken. Risken för att det ska hända är någorlunda låg men när det händer kan det leda till stora förluster och problemet anses därför vara en 3:a på allvarlighetsskalan.

Ingen hjälp att få vid direkt slide-manipulation

Det kan i PowerPoint ibland vara lite svårt att hantera slides och texter för att få dem att få plats i en slide ruta. Det blir i många fall ett Gulf of execution problem där användaren har ett mål på hur en slide ska förändras men inte kan identifiera de nödvändiga handlingarna för att uppfylla målet (Norman, 2013). För nästan alla funktioner i PowerPoint kan användaren bara hålla muspekaren över en funktion för att få information och hjälp, men den här typen av hjälp saknas nästan helt för anpassning av bilderna och texter. Användaren kan varken hålla musen över en slide eller ens högerklicka för att få upp någon typ av information eller hjälp om hur de kan anpassa sina bilder och texter, vilket enligt Help and documentation heuristiken är fel. Det här problemet kan leda till att arbete för en oerfaren användare tar längre tid samt att inlärningskurvan blir längre. Det är dock ett problem som försvinner allt eftersom användaren själv lär sig hur bilder och texter anpassas i programmet. Därför bedöms problemet vara en 2:a på allvarlighetsskalan.

Kortkommando för att hitta funktion

Powerpoint har en uppsjö av funktioner för att ge användaren friheten att skapa och justera sina bildspel efter sina preferenser, men med alla funktioner blir det mycket klickande och tid som slösas på att hitta rätt. Powerpoint har i dagsläget en snabbåtkomstfunktion som sparar funktionen lättåtkomligt i aktivitetsfältet, men det blir mycket plottrigt och svårnavigerat om användaren sparar för många funktioner. Den är designad för funktioner som används regelbundet. Programmet behöver en funktion likt ctrl+f som ger användarna möjligheten att enkelt komma åt det de behöver bland programmets många flikar, att det inte finns en sådan bryter mot heuristiken om Flexibility and efficiency of use. Eftersom heuristiken betonar att program ska anpassa sig till användare med diverse erfarenheter och kunskap är denna tänkt som ett väldigt tidseffektivt arbetssätt för omniscient användare med mycket kunskap (Benyon, 2014).

Eftersom denna funktion skulle underlätta och spara tid för de som vet vad de olika funktionerna heter bedöms det vara en 2:a på allvarlighetsskalan. Det är ett användbarhetsproblem, men den påverkar endast de mer erfarna.

Versaler och gemener i teman

PowerpPoint har färdigställda teman vilket gör det väldigt effektivt för användaren att snabbt ändra utseende på sina presentationer, men det brister i och med att vissa teman är begränsade. Det bryter mot Flexibility and efficiency of use heuristiken att inte kunna välja mellan gemener och versaler i några av de teman som erbjuds, och Consistency and standards heuristiken att det finns en sådan skillnad mellan de olika alternativen. I menyn där de är uppradade har varje tema en versal och gemen i hörnet, vilket ger ett falskt intryck av att de olika teman erbjuder samma frihet. Det är en begränsning som, på grund av dess utformning, även bryter mot logical constraint eftersom användaren omöjligt kan deducera de tillgängliga funktionerna på egen hand  (Norman, 2013).

Problemet påverkar inte funktionaliteten i programmet på något större sätt, och om en användare är missnöjd med begränsningen finns det andra teman att välja bland så det får en 1:a på allvarlighetsskalan.

För många funktioner i startfliken

Startfliken med alla knappar och alternativ bryter mot heuristiken Aesthetic and minimalist design. Det är alltför mycket information i en och samma flik som påverkar funktionernas synlighet negativt. Det lägger en börda på användaren att sålla bland det de inte använder för att memorera de funktioner de behöver. För en nybörjare, särskilt de mer IT-reluctant (Lauesen, 2005), är det viktigt att det första intrycket de får av ett program inte avskräcker dem mer än nödvändigt. Start-fliken är inte den enda fliken med detta problem, vilket tyder på att kategoriseringen är för bred.

Ingen användare undgår problemet, men det underlättas med användning. Det har fått en 2:a på allvarlighetsskalan för att det är mer än ett kosmetiskt problem, men att omkategorisera skulle innebära att användaren som vant sig och lärt sig det nuvarande upplägget skulle få det svårare att vänja sig vid det nya systemet på grund av proactive interference. Proacvtive interference innebär att deras kunskap om och minnen av det gamla systemet skulle göra det svårare att lära sig ett nytt (Benyon, 2014).

Klippt innehåll utan varning

Information som inte är inom en slides gränser klipps av i ett bildspel, användaren meddelas inte om detta vilket bryter mot heuristiken om Help users recognize, diagnose, and recover from errors. Gränserna av en slide är tydliga, men att scrolla är en vanlig funktion i andra program så användaren kan vara under intrycket att informationen kommer med i bildspelet ändå. Det är en 3:a på allvarlighetsskalan då användaren riskerar att göra stora misstag utan denna information. Om användaren tillhör en grupp som är mer IT-reluctant kan ett sådant fel vara kritiskt till deras inställning till programmet i framtiden (Lauesen, 2005).

Efterföljande dubletter

Om användaren råkat skapa två efterföljande dubletter av samma slide är det upp till denne att upptäcka det. Brist på en specifik signal från programmet att detta har hänt bryter mot Help users recognize, diagnose, and recover from errors. Den Feedback (Norman, 2013) som användaren får från programmet när denne skapar en ny slide är ändå tydlig, den dyker upp på vänster sida under den föregående sliden, vilket gör det enkelt för en användare att upptäcka och ändra ifall det blivit fel, därför får det en 1:a på allvarlighetsskalan.

Betydelsen av ordet makro

Under fliken “VISA” så finns det en symbol som ser ut som ett formulär med ett pergament framför sig. Under symbolen så står det ”Makron”. Det är framför allt inom datorspel och datateknik som termen makro används. En makro används för att automatisera en sekvens av handlingar genom att koppla ihop dem. Det bryter mot Match between system and real world eftersom endast specifika grupper av människor skulle förstå innebörden av funktionen. Det här är alltså ett accessibility problem, mer specifikt en cultural exclusion (Benyon, 2010), där de som inte känner till ordet exkluderas. Eftersom denna funktion inte används ofta och bara av erfarna tekniskt kunnande individer så får problemet en 1:a på allvarlighetsskalan.

Olika symboler används för kommentarer

Under fliken ”INFOGA” finns det en symbol som ser ut som ett papper med ett vikt hörn längst ned till höger och en sol längst upp i vänster hörn. När funktionen används så får användaren skriva in en kommentar på höger sida av PowerPoint presentationen. Då dyker en pratbubbla upp på den slide där kommentaren infogades. Den ser inte likadan ut som symbolen för att skapa en kommentar. Det bryter mot Consistency and standards, då det är två olika symboler för att skapa en kommentar och den faktiska kommentaren i presentationen. Det bedöms som en 2:a på allvarlighetsskalan. Eftersom det är svårt att koppla ihop de två symbolerna så har de även en dålig consistency (Benyon 2014).

Olika symboler för att dölja och fästa flikar

PowerPoint använder sig av menyfält som representerar olika grupperingar av funktioner.Det går på ett enkelt sätt hitta och trycka på en liten pil som pekar uppåt för att dölja menyfältet. För att få tillbaka meny-alternativen så går det att trycka på ett menyval och så ”poppar” alternativen ut igen. Om användaren sen skriver text eller trycker någonstans i presentationen så försvinner menyfältet igen. Det som måste göras för att alternativen permanent ska stanna kvar är att trycka på en symbol som ser ut som en nål. Det här bryter mot Consistency and standards då symbolen för att dölja alternativen var en uppåtriktad pil medans symbolen för att permanent kunna se de olika alternativen är en konstig symbol som efter en längre granskning kan tolkas som en nål. Det tar tid och är lite irriterande för användaren och det är dålig consistency (Benyon 2014) mellan de två symbolerna och bedöms därför som en 2:a på allvarlighetsskalan.

Problemet bryter även mot Recognition rather than recall eftersom användaren måste komma ihåg en två steg lång sekvens för att åter fästa menyfältet. Först måste användaren veta att det bara är när denne trycker på ett meny-alternativ som ”nål-symbolen” dyker upp. Sen måste användaren komma ihåg att det är just nålen som är symbolen för fästa menyfältet vilket är en dålig metafor. En metafor bör vara standardiserad och vida använd (Benyon 2014). Nålsymbolen uppfyller inte dessa krav.  

Det kan vara störande för en användare att ständigt behöva komma ihåg processen och får därför en 2:a på allvarlighetsskalan.  

Sidnumret hamnar enkelt på fel plats i dokumentet

När användaren ska infoga ett sidnummer till en sida i presentationen så uppstår lätt problem. Det finns en funktion för att infoga sidnummer men är markören placerad i sliden, till exempel för att skriva text, så infogas sidnumret på det stället där markören är. Det här bryter mot Recognition rather than recall eftersom användaren själv måste komma ihåg att klicka utanför sliden så att markören försvinner från textrutan. Endast då kommer ett fönster upp som ber användaren att specificera placeringen av sidnumret. Det är inte heller standardized (Norman 2013) eftersom sidnummer funktioner inte fungerar på ett sådant sätt i andra liknande program vilket gör det svårt för användaren att veta hur funktionen ska användas. Det här kan vara irriterande för en användare och bedöms därför som en 2:a på allvarlighetsskalan.

Inget undo vid val av template

När användaren väl har valt en template att göra sin powerpoint utifrån går det inte att backa tillbaka för att ångra sig. Enligt heuristiken User control and freedom ska användaren kunna ångra sitt val utan att behöva gå igenom en förlängd dialog. Det är möjligt att ändra template genom att klicka vidare inom den powerpoint som har valts. En ovan användare vet emellertid inte om detta, vilket gör att den kan tro att den behöver börja om på nytt för att ändra template, vilket leder till förlängd dialog. Enligt Norman (2013) ska en bra design vara designed for errors, vilket innebär att den ska vara designad för att en användare ska kunna göra fel och att det inte ska påverka användningen negativt. Detta är ett problem av liten grad eftersom användaren med mindre erfarenhet förstår att funktionen under fliken “DESIGN” går att använda för att ändra template. Detta anses därför vara ett mindre användningsproblem och tilldelas en 2:a på allvarlighetsskalan.

Bristande feedback vid sparafunktionen

När användarens powerpoint sparas kommer feedback (Norman, 2013) om att den har sparats genom att  muspekaren blir till en roterande cirkel. Denna visuell feedback kan enkelt misstolkas. Dessutom kommer ett meddelande i nedre “taskbaren” om att versionen har sparats. Detta meddelande finns dock endast kvar i mindre än en sekund, vilket gör att det är svårt att uppfatta vad som står. Eftersom användaren inte vet i vilket tillstånd som PowerPoint befinner sig i så uppfylls inte heuristiken Visibility of system status. Eftersom de flesta användare efter ett tag ändå lär sig hur det ser ut när en version sparas anses detta vara ett mindre problem och således en 1:a på allvarlighetsskalan.

Rörig figurbox under startfliken

På startmenyn finns en ruta med 3x6 stycken former och figurer synliga. Detta blir mycket plåttrigt och enligt Benyon (2010) ska röriga användargränssnitt undvikas för bra design. Detta går således emot heuristiken om Aesthetic and minimalist design. Figurboxen kunde med fördel ha reducerats till en enda klickbar ikon som radar upp alla alternativ. Detta problem tilldelas en 2:a på allvarlighetsskalan eftersom det bedöms som litet. Nya användare kan dock bli förvirrade av för många valbara funktioner, vilket skapar problem med användningen.

Avlägsen hjälp vid problem med makrofunktionen

Vid problem med att förstå makrofunktionen är det möjligt att få upp en hjälpmeny genom att klicka på ett frågetecken intill kryssrutan. Denna är dock inte specifik för makrofunktionen utan innehåller all hjälpdokumentation till Powerpoint. Dessutom behöver användaren en internetuppkoppling för att få åtkomst till hjälpen, vilket gör att den inte har accessability (Norman 2013), alltså att den inte är tillgänglig för alla. Därmed uppfylls inte heuristiken Help and documentation, eftersom den inte fokuserar på användarens uppgift. Således bedöms problemet som ett mindre användningsproblem och tilldelas en 2:a på allvarlighetsskalan.

Radera slide med backspace

Det är lätt för en användare att råka radera en slide med backspace genom att till exempel komma åt musområdet på en laptop. Användaren kan också radera en slide med delete, vilket är mer logiskt eftersom det är en knapp som användaren vanligtvis inte kommer åt av misstag. Istället för att ta bort text som användren tror att den ska göra med backspace kan den istället råka radera en slide. Det går visserligen att gå tillbaka med ångra-funktionen men problem kan uppstå på när användaren inte märker att en slide har raderats och sedan utför mer än 20 handlingar. Då kan följden bli att en eller flera slides går förlorade. Således uppfylls inte det heuristiska kriteriet Error prevention som innebär att fel ska förebyggas. Problemet tilldelas en 2:a på allvarlighetsskalan eftersom problemet oftast inte orsakar stora försluter. Användaren kan lätt påverkas av detta gång på gång eftersom det är ett lätt misstag att göra omedvetet på grund av bristande feedback även om det förmodligen ofta upptäcks innan 20 handlingar har genomförts(Norman 2013).

Slutsats

En slutsats som kan dras av de olika problem som identifierades hos PowerPoint 2013 med hjälp av heuristisk utvärdering är att de flesta var sammanlänkade med bristande feedback. Genom att fokusera på förbättrad feedback skulle PowerPoint således kunna förebygga många användarfel. Å andra sidan är det viktigt att inte generera för mycket feedback eftersom det kan göra användargränssnittet rörigt och mer svårläsligt och då motverka Aesthetic and minimalist design. En avvägd balans mellan för mycket och för lite feedback måste därför tas hänsyn till. En annan slutsats som kan dras är att ett program trots många småfel kan fungera väldigt bra. PowerPoint är trots allt ett relativt välfungerande program som är lätt att använda även om användaren är helt ny.

Carolin vi e klara! do ya thang!

Referenslista

Benyon, D. 2014. Designing interactive systems: a comprehensive guide to HCI, UX and interaction design, 3 ed., Harlow, Pearson/Education.

Jakob Nielsen (1995a). How to Conduct a Heuristic Evaluation . http://www.nngroup.com/articles/how-to-conduct-a-heuristic-evaluation/ [Hämtad: 29-01-2016].

Jakob Nielsen (1995b). 10 Usability Heuristics for User Interface Design. http://www.nngroup.com/articles/ten-usability-heuristics/ [Hämtad: 29-01-2016].

Jakob Nielsen (1995c). Severity Ratings for Usability Problems https://www.nngroup.com/articles/how-to-rate-the-severity-of-usability-problems/ [Hämtad: 29-01-2016].

Norman, D. A. 2013. The design of everyday things, New York, NY, Basic Books.