Normans Word 2.0

Uppgiftsbeskrivning

Syftet med denna uppgift är att göra en Heuristic Evaluation av MS PowerPoint. Problem som identifieras ska sedan rangordnas efter s.k. severity ratings

Metod

Version 15.18 av PowerPoint för Mac används och analyseras utifrån heuristiker och severity ratings från Nielsen Norman Group. De identifierade problemen har endast fått en rating mellan 1-3 detta då inget kan ses som en total designkatastrof. Ettorna är problem som är oviktiga men ändå existerande. Tvåorna anses vara knappt märkbara och bör vara lågprioriterade. Treorna är problem som systemet bör åtgärda.

Arbetet har utförts genom att gruppen arbetat parallellt. Medlemmarna har enskilt försökt identifiera existerande problem i PowerPoint men dragit slutsatser och begränsat problemen tillsammans. Detta för att utöka olika perspektiv till olika användningssammanhang då många problem kan bero på användarens enskilda behov eller erfarenhet.  Till hjälp har en Heuristic Evaluation checklist används för att kontrollera programmet.

Efter undersökningen har gruppen gemensamt sammanställt problemen, för att sedan göra ett urval och utveckla de olika problembeskrivningarna. För att sammanfatta analysen har en slutsats skrivits.

Identifierade problem

Nedan undersöks de identifierade problemen funna i PowerPoint 15.18 i en rangordning från 3 -1 där 3 anses vara hög prioriterade problem och 1 ingen prioritering alls.

3 – Hög prioriterade problem

Major usability problem: important to fix, so should be given high priority

Infoga textruta

Vid val av exempelvis infoga textruta dyker varken en textruta eller tydliga instruktioner på hur man ska gå till väga för att infoga den, upp. Detta tyder på dålig feedback. Det systemet återkopplar är att muspekaren byter symbol  till bokstaven “A”. Detta underlättar ej nödvändigtvis förståelse för användaren eftersom det inte bidrar med information. Har man musen över ikonen i ca 3-4 sekunder efter att man valt funktionen dyker det upp en liten ruta med informationen “Draw a Text Box” vilket enkelt kan missas då detta är en separat process. Användaren bör inte vänta på att något ska hända eller själv uppfatta att hen måste stanna kvar med muspekaren för att få ytterligare feedback på föregående önskemål. Det blir oklart för användaren vad som ska göras och vad som gjorts. Med dessa grunder anses problemet vara en trea d.v.s. ett högprioriterat problem. En sådan vardaglig funktion borde inte kompliceras och feedbacken bör därmed vara mer uppenbar, t.ex. genom tydligare information som återkopplas omedelbart, mer adekvat placering av information eller automatisk textruta som infogas och som användaren i efterhand kan justera storleken på efter tycke och behov. (Nielsen, 1995)

Sidomenyn

Om en förefintligt sidomenyn klickas bort av vilja eller misstag visar det vara svårt för en oerfaren användare att ångra kommandot. Personen måste därför leta igenom olika menyer för att få tillbaka kommandomenyn vilket visar brist på användarkontroll. Användarkontroll är viktigt för att användare ska få känna en viss makt över programmet. Det är speciellt viktigt i ett program som PowerPoint där syftet att användaren ska få skapa och ha kontroll över alla funktioner. Ett sätt att förenkla detta på kan vara att behålla en liten flik på sidan som visar på att menyn går att klicka tillbaka. Det ska vara enkelt för användaren att ångra ett misstag. (Nielsen, 1995)

Bildspel

En väsentlig del av PowerPoint är att visa upp sitt projekt som ett bildspel. Systemet komplicerar däremot funktionen att ångra ett bildspel när den väl startats. Ångerfunktionen bygger på att användaren redan vet att man kan trycka på escape på tangentbordet. Saknar man detta kunskap tvingar man klicka sig igenom hela bildspelet för att slutligen avsluta. Alternativt till detta problem  är att högerklicka på skärmen, däremot ges det inga tydliga tecken på detta, vilket tyder på dålig användarkontroll. Som nämnt ovan bör brist på användarkontroll högt prioriteras för att uppfylla syftet men programmet (Nielsen, 1995). En lösning på detta är att t.ex. visa ett kryss i högra hörnet som användaren kan använda för att enkelt avsluta funktionen vid önskat tillfälle.

Funktionsbeskrivningar

I föregående versioner av PowerPoint går det att föra muspekaren över en funktion och då få en beskrivning av innebörden. I PowerPoint 15.18 för Mac är detta inte möjligt. För användaren som är van vid att få en förklaring till vad som kan göras eller är i behov av en beskrivning blir detta ett problem som tyder på dålig consistency. När användaren blir frånhänd ett viktigt hjälpmedel som denne är van vid måste hen lära sig om på nytt och söka beskrivningar på andra håll. Detta är ett viktigt problem då de olika variationer kan förvirra användaren och påverka användning av programmet. För att uppnå consistency och undvika att användaren lämnar programmet kan systemet bygga på konventioner och återgå till föregående versioners designval när det berör synlighet av beskrivningar. (Nielsen, 1995)

Defekt på funktionsbeskrivningar skapar även problem inom heuristiken recognition rather than recall. Bristen utgår från hågkomst från användaren och förutsätter att denne kommer ihåg funktionernas syfte från tidigare erfarenhet. Dessutom visar ett antal funktioner, som är i form av ikoner, ett synligt namn. (Nielsen, 1995)

Exempel då ikoner ej visar namn eller syfte

Man ser vad ikonerna föreställer, möjligtvis en sax eller en pensel men det finns ingen garanti på att användaren har erfarenhet av vad dessa ikoner gör i användarsammanhang. PowerPoint är inget expertprogram utan är till för både grundskoleelever och i affärssammanhang. Systemet bör därför inte förvänta sig att användaren kan allt sen tidigare eftersom hen inte alltid är varken expert eller erfaren. Därmed anses detta vara ett hög prioriterat problem. Som förbättring kan systemet tillföra med ett namn på alla funktioner. Detta skulle hjälpa användaren att känna igen funktioners syfte istället för att tvinga denne att memorera dessa. (Nielsen, 1995)

Läsvyn

I menyns läsvy finns det risk för error på grund av oklara instruktioner från systemet.

För att komma ur läsvyn kan användaren tro att krysset i övre högra hörnet avslutar men i själva verket så innebär detta att hela programmet stängs ner. På grund av en saknad symbol riskerar användaren att förlora sitt arbete liksom sin koncentration. Om krysset istället innebar att endast läsvyn avslutas skulle systemet bidra med ett bättre error prevention och därmed hindrar användaren från att begå misstag (Nielsen, 1995). Följaktligen, om användaren vill stänga ner hela programmet vore det bättre om denne måste avsluta läsvyn först.  

Snabbkommandon

Det finns flertals varianter av snabbkommandon ex. cmd+B eller F5 som brukar stå för att skapa en fet textstil respektive uppdatera. Resultatet av användning av dessa resulterar i att programmet blir effektivare, snabbare samt enklare för användaren. Problemet ligger då i informationen på dessa. En användare måste troligtvis finna svaret utanför programmet genom att exempelvis googla för att veta vilket snabbkommando ger vilken funktion.I vissa fall står det i systemet. Kollar man i programmenyn ”View” står det bland annat att cmd+4 visar ”Outline view”. Precis som detta och majoriteten av de andra nämna snabbkommandot i programmet, är dessa inte så vardagliga. Användaren kan tänkas vilja ändra textstilen, designtillbehör eller liknande oftare men sådana snabbkommandon får användaren hitta på egen hand. Detta kräver extra inlärning från användaren (Nielsen, 1995). Som nämnt är dessa funktioner till för att effektivisera men p.g.a. brist på hänvisningar blir resultatet tvärtom, därmed ett högt prioriterat problem. Utväg till problemet är om snabbkommandon visas när man för muspekaren över en viss funktion.

Meny för övergångar

Enligt heuristik utvärdering för aesthetic and minimalist design,  bör ett program inte innehålla onödiga menyer eller överflödig information. I PowerPoint är menyn övergångar en egen meny. Detta kan bedömas som överflödig design då övergångar är en typ av animeringar (Nielsen, 1995). Detta designproblem borde därför prioriteras och förenklas genom att placera övergångar inom menyn för animeringar.

Sökning i hjälpavsnitt

Användaren som befinner sig i hjälpavsnittet och försöker hitta lösningen på ett problem måste leta igenom alla befintliga listor. Detta kan bli tidskrävande och dessutom komplicerat om problemet inte är helt klargjort. Det går att söka i hjälpavsnittet, däremot leder detta till en online sökning vilket utgår ifrån att användaren har internetuppkoppling. Hjälpsystem måste stödja användaren men tillför inget i ett fall där man saknar uppkoppling. Att föredra kan istället vara en sökning som kan göras utifrån stödord som anges som sedan kopplas till olika delar i hjälpavsnittet. På detta sätt kräver inte systemet något utöver programmet från användaren. Om användaren fastnar på ett problem kan det försvåra fortsättningen att använda programmet därmed bör det problemet prioriteras. (Nielsen, 1995)

2 – Låg prioriterade problem

Minor usability problem: fixing this should be given low priority

Animationer  

Vid val av vissa animationer tex. avtäck, visar systemet ingen återkoppling alls om bilden är helvit. Det krävs innehåll eller bara flera bilder för att animationen ska visas även i förhandsgranskningen. Detta tyder på dålig feedback då användaren inte förstår varför animationen ej fungerar. Detta kan även påverka användaren till att i framtiden inte vilja använda animationerna i tron om att de saknar funktion. Detta sammanhang är kanske inte vanligast inom användning av PowerPoint med är ändå relevant och därav har problemet låg prioritering (Nielsen, 1995). För att lösa problemet skulle helt enkelt vara att även i fall av ensam vit bild visa animeringar.

Ett annat problem animationerna har berör mapping. Ikonerna till animationerna länkar ej till verkliga världen. Bara av att granska ikonernas utseende och namn som används kan användaren inte alltid förstå hur animationen ser ut eller vad den gör. Att hitta en specifik lösning som är bättre kan vara svårt, samtidigt som det är viktigt med bra mapping i ett system. Därmed är problemet låg prioriterat. Generellt tydligare och mer reliabla val av namn och ikon skulle stödja användarens förståelse och bidra till bättre mapping i systemet. (Nielsen, 1995)

Bakgrundsfärg/Highlight till text

Om användaren önskar att lägga till en s.k. highlight på en text kan detta inte göras på samma sätt som i tex Word, men även andra program, där funktionen är enkel att förstå, hitta och ligger synlig under typsnittfälten. I PowerPoint måste användaren pröva sig fram för att eventuellt hitta en lösning.  En funktion som används frekvent bör inte vara svåråtkomlig samtidigt som den bör vara överensstämmande i två program som ligger såpass nära varandra. Att efterlikna Word kan i detta fall vara ett sätt att uppnå högre consistency. Att skapa highlight på en text är som nämnt, relevant, men används oftast i anteckningssammanhang och därför blir detta ett låg prioriterat problem i just PowerPoint. (Nielsen, 1995)

F5

Snabbkommandon ska fungera som ett stöd för användaren för att effektivisera. Om snabbkommandon inte är konsekventa (consistency) sker det motsatta då användaren istället måste lägga ner tid för ny inlärning. F5 står i PowerPoint för visa bildspel, i Word står det för sök och i många andra program står det för uppdatera. Detta är alltså ett bristande kommando med dålig consistency som slutligen resulterar i programmet inte blir lika effektivt och flexibelt som tänkt. Snarare försvårar detta för användaren som kan tro att kommandot innebär någonting annat. Förändringen som utvecklarna kan göra är att bestämma sig för vad kommandot betyder och sedan vara konsekvent med detta, åtminstone inom Microsoft, för att öka effektiviteten. Denna lösning är dock svår eftersom det inkluderar en stor grad av implementation i olika program om det ska bli ett helt konsekvent samt effektivt kommando. Således är detta låg prioriterat. (Nielsen, 1995)

Felmeddelande i anpassad mall

En av heuristikerna betonar att hjälpa användaren känna igen, identifiera och återhämta fel. Om användaren försökte ange en anpassad mall och skrev in en text som systemet inte godkände felmeddelandet nedan. Det är svårt att tolka vad meningen “fortsätter öppna dokumentet” innebär. Enda lösningen på problemet  i dagsläget är att kontakta systemadministratören vilket är en jobbig process som en oerfaren användare med stor sannolikhet ej vet hur eller har lust till det eftersom det skapar ett hinder i användarens arbete. Detta felmeddelande är ej ett vardagligt problem utan ett mer specifikt och därför är den låg prioriterad (Nielsen, 1995). En kort beskrivning hur användaren kan gå till väga efter detta skett hade varit bättre.

1 – Ej prioriterade problem

Cosmetic problem only: need not be fixed unless extra time is available on project

Smileysymbol

I högra hörnet på PowerPoint 15.18 finns en smileygubbe som är identisk till den s.k. emoji som finns i Appleprodukter ex. en Mac.  Programmet erbjuder användaren att använda dess och man kan tro att det är via denna funktion som man kan infoga smileysymboler. I själva verket är det ett sätt för att ranka systemet. Denna funktion är intressant och givande för utveckling av PowerPoint men dock förvirrande för användaren som kopplar samman smileysymbolen med en annan funktion. Att föredra kan vara att använda en symbol som är bättre matchande mellan system och omvärld och som är mer konsekvent, för att bidra med bättre mapping. Exempelvis tummen upp och tummen ner symboler eller helt enkelt en text ”Ranka systemet”/ ”Ge oss feedback!”.  Detta anses vara ett s.k. kosmetiskt fel och prioriteras inte om det inte finns större behov eller tid för det. (Nielsen, 1995)

Menynamn

PowerPoint är uppbyggt på menyer. Dessa menyer är till stor del tydliga med vad de innehåller för funktioner och vad man som som användare kan göra. Såsom “Design”, där finns möjlighet att designa bilderna. Däremot “Home” menyn förutsätter att man vet att i det där exempelvis typsnitt- och textstorleksändringar utförs trots att namnet inte tyder på detta. Detta kräver att när användaren letar efter funktioner kommer ihåg att ”Home” innehåller de mesta med text och typsnitt. Detta anses som ett icke prioriterad program för den vana användaren. Detta designval kan förändras med annat val av menynamn men är troligtvis redan inlärd hos användaren då systemet är och har varit konsekvent med sig själv och alla andra Microsoft program i flera år. (Nielsen, 1995)

Bilder

På svenska kallas slides för bilder i programmet. Dock används kategorin bilder för flera funktioner än s.k. slides. En annan kategori är att infoga bilder eller diagram. Problemet ligger i att information är överflödig när de heter likadant och då namnen på de specifika funktionens  inom kategorierna är mer specifika vilket gör att användaren ändå förstår innebörden. Att duplicera namn i onödan i ett system kan leda till förvirring.. Information bör vara begränsad för att stödja användaren till att ej begå fel.  Namnen på kategorierna bör då inte heta likadant och kan även tänkas tas bort de inte nödvändigtvis är givande för förståelse. Eftersom detta inte drabbar programmet när man väljer att systemspråket ska vara på engelska så blir detta ett mindre problem. (Nielsen, 1995)

Osynliga områden

Powerpoint är uppbyggt på så sätt att det går att placera texter och figurer utanför det synliga och tänkta området. Detta  kan vara effektivt för den vana användaren då detta ökar effektiviteten och flexibiliteten vid skapandet av en presentation men för en nybörjare kan det dock ställa till svårigheter. Systemet visar inga error preventions på att det grå området inte är synligt vid ett bildspel vilket kan vara svårt för en ovan användare att uppfatta. Det är även relativt enkelt att råka dra iväg figurer såpass långt ut på kanten att de blir svåra att hitta igen. Beroende på användarens förmåga gör att detta blir ett icke prioriterad problem som eventuellt kan förbättras genom begränsningar, om det finns starkare behov då detta även kan främja användaren.  (Nielsen, 1995)

Den kritiska nivån av ett error meddelande

Ett system ska enligt Heuristic Evaluation ange hur allvarligt ett error är när det väl dyker upp. Detta görs ej. Beroende på den förslagna lösningen blir det snarare en personlig tolkningen från användarens sida vilket kan försvåra enkelheten i ett felmeddelande. Det försvårar i sin tur för användaren att identifiera, återhämta och känna igen felet vilket är ett av kraven på heuristiker. Systemet bör även ge feedback i form av ljud när ett error uppstår. Detta är ej fallet i PowerPoint. Användaren kan däremot i många fall klara sig på sina tolkningar och felmeddelande utan ljud, därmed anses problemet endast som kosmetiskt. (Nielsen, 1995)

Hjälpinstruktion

En av heuristikerna berör help and documentation. Dokumentation finns men när användaren letar efter hjälp i hjälpavsnitten kan man inte återgå till programmet i fullskärm utan att stänga ner hjälpavsnittet först. Detta krånglar till det för användaren om denne skulle vara i behov av både programmet och hjälpavsnittet samtidigt då hjälpavsnittet tar upp nästan all plats på skärmen. Som lösning kan användaren förminska hjälpavsnittsfönstret däremot försvårar det för användaren att se fönstret när denne vill gå tillbaka till hjälpsektionen. Eftersom hjälpen finns med men är krånglig att använda om man vill arbeta i sitt projekt samtidigt bör detta problem inte prioriteras.

Slutsats

PowerPoint är inget expertprogram utan är till för både grundskoleelever såsom i affärssammanhang. Systemet bör därför inte förvänta sig att användaren kan allt sen tidigare eftersom hen inte alltid är varken expert eller erfaren.

Dom största problemen i programmet är relativt små men kan ändå ha effekt för användarupplevelsen, speciellt för den oerfarne användaren.

Gruppen anser att Version 15.18 av Powerpoint är välutvecklat med relativt få eller mindre relevanta problem. Bra feedback och tydlig mapping blir det viktigaste för utvecklarna att koncentrera sig på till nästa utgåva.